飲み会・送別会の幹事100回以上経験！メリットやあると便利と思ったものリスト
育休中なので飲み会にはほぼ参加できませんが、出産前は接待やキックオフなどで飲み会も多く幹事を引き受けることがよくありました。幹事をやっていて必要だなと思ったことをリストにしてみたいと思います。
幹事をするとこんなメリット・デメリットが！！
正直イラっとすることも多いですが、自分にとってメリットが多いなと思うことがあったのでよく引き受けていました。進行管理能力やトラブル対処、プレゼン能力が身につくなど仕事に活かせることが最大のメリットです。
メリット
・仕事に活かせる
・進行管理能力などが身につく
・クレジットカードのポイントが入る
・会社での認知度が上がる
・幹事無料になる場合がある
・お店に詳しくなれる
デメリット
・あまり会話に参加できない・食べられない場合がある
・全員参加できない場合、日程の優先順位をつけるのが面倒臭い
・ドタキャンがある
・お金の管理
・外野がうるさい
事前に準備・把握しておけば便利！
ただ日程を決めて飲むだけなのであまり準備するものはなさそうですが以下のことをやっておけば便利です。
Excel
割り勘アプリなど便利なものもありますが、参加者の管理はExcelで行っていました。
飲食店に支払うお金やプレゼント代、主賓の飲み代をどう分配するかをすぐシミュレーションできます。
アレルギー・下戸・妊婦さんなど個人の事情を把握しておく
お店や席を決めるときに以上の情報は把握しておくべきです。お酒が飲めない方が多い場合はソフトドリンクが多いお店、アレルギーや妊婦さんがいる場合は生物やアレルゲンに注意しましょう。
トイレの事情を把握
私が個人的に気になっているというのもありますが、これをクリアしないと選択肢から外してしまいます。洋式・男女別かも確認します。個人のお店にありがちですが、男女共用トイレだと座るところが上げっぱなしだったりするので。
喫煙・電子タバコNGの場合は事前に連絡
大抵２時間程度であれば我慢してもらえるので、事前にタバコを吸って貰ったりします。近隣の喫煙スポットがあれば併せて連絡します。
1000円札を沢山用意
会費を事前に伝えているのに「お釣りある？」って言いながら１万円札を差し出す人がいるので1000円札を沢山持っておくようにしています。ATMでおろす際に「両替」と押せば出てきます。また駅でSuicaやPASMOに1000円だけチャージするのも方法です。コンビニで両替は迷惑なのでやめた方が無難です。
写真はGooglePhotoで配信すると良い
普段の飲み会は良いですが、送別会などだと本人にせっかく撮った写真が届かない場合があります。なので写真係を決めてあとで配信するのが良いです。
二次会の有無を事前に連絡
「飲み足りなーい」っていう人が一定数出てくるので二次会の有無は予め連絡します。希望者が多い場合は事前に人数を把握し二次会の会場を抑えるなどします。少なそうな場合は「有志で行なってください」という。
偉そうに言っていますが私は二次会が好きでないので行きません。
お金が余ったらどうするの？
ドタキャンが想定より少なかった、突然参加者がいたなどの場合はお金が余る場合があります。二次会の参加者が多い場合はそちらに回すか、返金します。中途半端な金額になる場合はお菓子などを購入して若手社員の方に後日配布したり、「幹事さんもらっておきなよ！」と言われる場合は貰ってしまいます。
参考リンク
ホットペッパーのページにも載っていますが、ここまでやりたくないですね。。
